
اهمیت مدیریت زمان در دنیای پرشتاب امروز
مدیریت زمان یکی از کلیدیترین مهارتها در دنیای امروز است که به ما کمک میکند تا با برنامهریزی مؤثر، اولویتهایمان را شناسایی کنیم و از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنیم. با کنترل زمان، میتوانیم به اهداف شخصی و حرفهایمان نزدیکتر شویم و استرس را کاهش دهیم. در نهایت، مدیریت زمان به ما این امکان را میدهد که زندگی متعادلتری داشته باشیم.
مدیریت زمان، یعنی زمان خود را بهطور مؤثر به فعالیتهای مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه میدهد تا بر اساس اولویتهای خود، فاصلههای زمانی خاصی را به فعالیتهای خاصی اختصاص دهند.
بهعبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
مدیریت زمان چیست؟
در مدیریت زمان مشخص میکنید که کدام فعالیت مهمتر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز میتوانید انجام دهید.
مدیریت زمان نهتنها در سازمانها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا میکند.
مدیریت زمان موارد زیر را در بر میگیرد:
۱. برنامهریزی مؤثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را بهخوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.
فعالیتهای مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، میتوانید بعدا بپردازید.
وظایف و کارهای بلاتکلیف را یکبهیک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلیتان را انجام ندادهاید، کار تازهای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کردهاید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲. تعیین اهداف
سازمان بیهدف، مثل کشتی گمشدهای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آنها واقعی و دستیافتنی هستند.
۳. تعیین مهلت یا ضربالاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان ضربالاجلی را برای تان تعیین کند.
یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که میتوانید برای کارتان ضربالاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجامدادن فلان کار، چقدر زمان میبرد؛ همچنین میتوانید از یک برنامهریز برای تعیین ضربالاجلهای مهم بهرهمند شوید.
۴. تفویض مسئولیتها
همه کارها را بهتنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که میدانید کاری را نمیتوانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیتها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آنها را در مهلتهای مقرر انجام دهند.
در صورتی که ضربالاجلی را برای افراد مشخص میکنید، به خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویتبندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آنها را اولویتبندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را میتوانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام میشوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که میتواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماسهای شخصی یا بررسی بهروزرسانیها در شبکههای اجتماعی، مدت زمانی جداگانهای را تعیین کنید.

روزانه چقدر زمان هدر میدهیم؟
«وقت طلاست!». همه ما این جمله را بارها شنیده ایم. اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق میکند. اعداد همیشه توجه ما را بیشتر به خود جلب کرده و اهمیت یک موضوع را بیش از پیش نمایان میسازد.
در طول روز عوامل مختلفی میتوانند نظم ذهنی ما را بر هم بزنند و حواس ما را پرت کنند. به طور میانگین میزان حواسپرتی خود را تخمین بزنیم و در عدد ۲۵ ضرب کنیم، اینطور شاید خیلی ساده میزان وقت و هزینه از دست رفته را حساب کنیم.
حواس پرتی و زمان از دست رفته
طبق تحقیقات گلوریا مارک (Gloria Mark) در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود. بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کردهاند.
حواس پرتی در محیط کار نه تنها باعث از دست رفتن زمان، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم میزند.
به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکههای اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، حدود ۲۵ دقیقه طول میکشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.
این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده توسط مارک (Mark) نشان میدهد که از دست رفتن تمرکز باعث افزایش استرس، بدشدن خلقوخو و نیز کاهش بهرهوری میشود.
با مشاهده فعالیتهای مربوط به کارکنان به مدت سهونیم روز که در شرکتهای مالی کار میکردند، تحقیقات مارک این ادعا را ثابت کرده است. همچنین آنها به این نتیجه رسیدند که منشا نیمی از وققهها خود افراد هستند.
پیتر دراکر (Peter Drucker) نیز در کتاب خود با عنوان «The Effective Executive» نسبت به این موضوع هشدار داده و مینویسد که در دنیای واقعی کمتر کسی مانند موزارت (Mozart) وجود دارد که به طور همزمان روی چند قطعه و ترکیب موسیقی کار کند.
در نتیجه با کنار گذاشتن کارهایی که موجب عدم تمرکزند، سعی کنید کار خود را به پایان برسانید.
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
اهمیت مدیریت زمان
مدیریت زمان مهم است، زیرا به شما کمک میکند که زمانبندی کارهایتان را کنترل کنید و بدون اینکه تعادل کار و زندگی خود را بر هم بزنید، به کسبوکارتان رونق ببخشید.
۷ مزیت مدیریت زمان:
۱. عملکردتان را بهبود میبخشید
وقتی یاد بگیرید که زمان خود را برای انجام کارهای مهم صرف کنید، دیدگاه بهتری نسبت به کارهایتان و همچنین مدتزمان لازم برای انجام آنها خواهید داشت. وقتی برنامهای برای پیگیریکردن دارید، احتمالا متوجه خواهید شد که وقت کمتری را برای تصمیم گیری درمورد کار یا تأخیر صورتگرفته صرف میکنید و نیز زمان بیشتری را به انجام کارهای مهم اختصاص میدهید.
مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند که فقط روی کارهای اساسی پیشروی خود متمرکز باشید و از عواملی که موجب بروز حواسپرتی میشوند، جلوگیری کنید.
۲. نتیجهی بهتری کسب میکنید
هنگامی که پیوسته برای رسیدن به ضربالاجل رقابت نمیکنید، میتوانید برای کارتان بیشتر تلاش و تفکر کنید. مدیریت زمان به شما کمک میکند تا وظایفتان را در اولویت قرار دهید و مطمئن شوید که برای انجام هر پروژه زمان کافی دارید. کیفیت کار شما هنگامی افزایش مییابد که برای اتمام کارها پیش از زمان مقرر، شتابزده عمل نکنید.
۳. کار را بهموقع ارائه میدهید
مدیریت زمان صحیح شامل اختصاص دادن هریک از وظایف موجود در لیستتان به یک بلوک زمانی خاص است. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده میکنند تا بتوانند در طی چند روز یک پروژه را بهموقع یا زودتر از موعد مقرر به پایان برسانند تا شرایط را برای رویارویی با چالشهای احتمالی فراهم کنند.
اگر زمان لازم برای اتمام کارهایتان را بهدرستی ارزیابی کنید، میتوانید به ضربالاجلهای تعیینشده برسید.
۴. استرس خود را کاهش میدهید
هنگامی که لیست کاملی را از وظایفتان در زندگی حرفهای و شخصی در اختیار دارید، مضطرب خواهید شد.
مدیریت زمان مناسب میتواند به شما کمک کند تا این کارها را در اولویت قرار دهید و زمانی را به انجام دادن آنها اختصاص دهید؛ بنابراین، میدانید که دقیقا چه کارهایی را باید انجام دهید و برای به پایان رساندن آنها به چه مدتزمانی نیاز دارید. اولویت بندی کارها و اختصاص دادن زمان کافی به آنها میتواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.
۵. فرصتهای شغلی بهتری را ایجاد میکنید
مدیریت زمان میتواند به شما کمک کند تا کارمند متعهد و وظیفهشناسی باشید که همیشه وظایفتان را در موعد مقرر انجام میدهید. این، به نوبهی خود، موقعیت شما را به عنوان یک کارمند ارزشمندتر میکند، اعتبار حرفهای شما را ارتقا میدهد و میتواند در جهت یافتن فرصتهای جدید برای توسعهی شغلی به شما کمک کند.
۶. اعتمادبهنفس خود را افزایش میدهید
وقتی زمانتان را بهدرستی مدیریت میکنید و در موعد مقرر وظایفتان را به پایان میرسانید، موفقیت و اعتماد به نفس بیشتری را احساس خواهید کرد. به سرانجام رساندن لیستهای روزمره به طور مداوم میتواند انگیزهای قوی برای افراد باشد تا مهارتهای لازم را برای مدیریت زمان و استفاده از فرصتهای جدید کاری بهبود بخشند.
۷. کارآمدتر میشوید
وقتی متوجه میشوید که میتوانید زمانتان را به طور موثرتری مدیریت کنید، بیشتر در کارتان متمرکز خواهید شد و این موضوع به شما امکان میدهد که در مدتزمان کمتری به وظایف بیشتری رسیدگی کنید.
به عنوان مثال، هنگامی که فقط ۱۵ دقیقه پیش از شروع جلسه زمان دارید، به جای کار کردن روی یک پروژهی بزرگ، میتوانید کارهای سبکتری را در همان زمان به پایان برسانید و انجام وظایف سنگینی را که به حضورذهن بیشتری نیاز دارند، به زمان مناسبتری موکول کنید؛ همچنین، قادر خواهید بود که در زمان محدود به طور مؤثرتری فعالیت کنید و به نتایج بهتری نیز دست یابید.
منبع:کاربوم