فرهنگ بازخورد سازمان خود را با چند گام کلیدی بهبود بخشید!

بسیاری گمان می‌کنند که این موضوع تنها به فرهنگ بازخورد کارکنان محدود می‌شود، در حالی که کسب‌وکارهای نوپا بیشتر از هرچیزی به ایجاد فرهنگ بازخورد مدیران احتیاج دارند تا بتوانند در شرایط ناپایدار اقتصادی دوام بیاورند. در این یادداشت ۸ گام موثر که به ایجاد فرهنگ بازخورد سازمان کمک می‌کند را بررسی می‌کنیم.

۸ کلید تقویت فرهنگ بازخورد سازمان

با اعمال این ۸ گام، می‌توانید فرهنگ بازخورد سازمان را بهبود بخشید و محیط کاری مثبت‌تر و مؤثرتری ایجاد کنید که در آن همه اعضای تیم بتوانند رشد کنند و عملکرد خود را بهبود دهند:

۱. رهبران را الگو قرار دهید

رهبران سازمانی نقش حیاتی در شکل‌دهی فرهنگ فیدبک سازمان دارند. کارکنان معمولاً از رفتار و شیوهٔ مدیریتی رهبران خود پیروی می‌کنند. اگر رهبران بازخورد دادن و گرفتن را به طور مثبت و مؤثر انجام دهند، این رفتار به سایر اعضای تیم نیز منتقل می‌شود.

برای این کار لازم است مدیران:

خود را به‌طور منظم مورد ارزیابی قرار دهند.
در مواجهه با انتقادات، از رویکردی پذیرا و محترمانه داشته باشند.
از بازخورد کارمندان برای رشد شخصی و حرفه‌ای استفاده کنند.

۲. شفافیت و اعتماد ایجاد کنید

اگر کارکنان احساس کنند که منصفانه و بدون نگرانی از عواقب منفی بازخورد می‌دهند و می‌گیرند، فضای فرهنگ بازخورد سازمان کارآمد خواهد شد. اعتماد کلید این فرایند است، چرا که بدون اعتماد، افراد ممکن است از ارائه یا پذیرش بازخورد امتناع کنند.

برای ترویج فرهنگ بازخورد کارکنان و مدیران بهتر است:

تأکید کنید که بازخورد به هدف بهبود طرف مقابل است، نه مجازات او.
قضاوت یا انتقام‌جویی را در فرایند بازخورد دادن و گرفتن کنار بگذارید.
روندی ایجاد کنید که در آن همه افراد فرصتی برای صحبت کردن داشته باشند.

۳. مستمر و منظم بازخورد دهید

بازخورد‌های پراکنده یا انتقاد از عملکرد افراد در مواقع بحرانی باعث می‌شوند که فرد نتواند به طور مؤثر به بهبود عملکرد خود بپردازد. اگر فرهنگ بازخورد سازمان منظم و مداوم اجرا شود، افراد می‌توانند در طول زمان، خود را اصلاح کنند و در جهت رشد حرکت کنند.

برای این کار پیشنهاد می‌کنیم:

تنظیم جلسه بازخورد هفتگی
برای ترویج فرهنگ بازخورد سازمانی، هر هفته زمانی را به این کار اختصاص دهید.
جلسات بازخورد هفتگی یا ماهانه برگزار کنید.
از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد در طول هفته استفاده کنید.
جلسات کوتاه و مؤثری برای مرور عملکرد و پیشرفت هر فرد در نظر بگیرید.

گاهی لازم است که کارشناسان منابع انسانی برای ترویج فرهنگ فیدبک مدیران یا کارمندان آموزش ببینند تا از اجرای دقیق و صحیح آن اطمینان حاصل کنند. از این رو در بسیاری از آگهی‌های استخدام منابع انسانی تسلط به برقراری جلسات فیدبک از جمله مهارت‌های ضروری کاندیداهای این شغل به شمار می‌آید.

۴. فرهنگ فیدبک سازمان را مشخص و عملی کنید

بازخورد غیرمشخص یا کلی، نمی‌تواند به فرد کمک کند تا دقیقاً متوجه شود چه چیزی باید تغییر کند. به جای آنکه بگویید «عملکردت خوب نیست»، باید توضیح دهید که کدام بخش‌ها نیاز به بهبود دارند.

۵. مهارت‌های بازخورد‌دادن و بازخوردگرفتن را آموزش بدهید

اغلب افراد در دادن یا دریافت feedback مهارت ندارند. برای این که این فرهنگ  به درستی در سازمان شکل بگیرد، کارکنان باید مهارت‌های لازم را یاد بگیرند. برای این کار لازم است مدیران یا کارشناسان منابع انسانی وارد عمل شوند و برای ارتقای مهارت‌های ارتباطی و بازخورددادن کارگاه‌های آموزشی برگزار کنند.

۶. ارائه فیدبک مثبت را فراموش نکنید

اگر می‌خواهید فرهنگ فیدبک سازمان را ارتقا دهید باید بدانید که تمرکز زیاد روی نقاط ضعف و انتقادات ممکن است باعث ایجاد احساس ناکامی و کاهش انگیزه در افراد شود. در حالی که فیدبک مثبت باعث تقویت اعتمادبه‌نفس و انگیزه برای ادامه دادن به رفتارهای درست می‌شود. به مثال‌های جدول بالا دقت کنید.

۷. بازخورد را به عمل تبدیل کنید

اگر فیدبک ارائه شده عملیاتی نشود و تأثیر ملموسی نداشته باشد، به سرعت از ارزش آن کاسته می‌شود. به همین دلیل است که افراد باید بدانند که تغییرات و بهبودهای موردنظر بعد از دریافت فیدبک به واقعیت تبدیل می‌شوند.

برای ترویج فیدبک کارآمد پیشنهاد می‌کنیم:

اقدامات مشخصی برای پیگیری فیدبک تعیین کنید.
از شاخص‌های عملکردی برای ارزیابی نتایج فیدبک استفاده کنید.
مطمئن شوید که طرف مقابل از فیدبک به طور واقعی استفاده می‌کند و تغییرات موردنیاز را اعمال می‌کند.

۸. از تکنولوژی برای تسهیل فیدبک استفاده کنید

استفاده از ابزارهای دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‌کند که فیدبک را سریع‌تر و مؤثرتر منتقل کنند. برای این کار می‌توانید از نظرسنجی‌های آنلاین یا فرم‌های بازخورد برای جمع‌آوری بازخورد از کارکنان استفاده کنید.

از جمله نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد رایگان می‌توان به این موارد اشاره کرد:

ایزارهایی برای بهبود فرهنگ بازخورد سازمان

Trello
Zoho People
۱۵ Five
Asana
ClickUp
Weekdone

جمع‌بندی

در این یادداشت ۸ راهکار بهینه معرفی کردیم که به ارتقای فرهنگ فید بک سازمان کمک خواهد کرد.

علی رغم اینکه بسیاری موضوع فیدبک دادن و گرفتن را جزئی از فرهنگ بازخورد کارکنان می‌دانند، باید بگوییم که این مسئله شامل حال تمامی افراد سازمان می‌شود.

چه بسا فرهنگ فیدبک مدیران به دلیل آموزش‌های کمتر و اینکه تاکنون کمتر از آن‌‌ها صحبت شده بیشتر جای رشد داشته باشد. به کمک ترویج فرهنگ فیدبک سازمان می‌توانید فضای پیشرفت را برای همه اعضای مجموعه ایجاد کنید و عملکرد بهتری ارائه دهید.

منبع: ایران تلنت